Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 28 september 2026

In het kort: Docquet verwerkt bedrijfs- en contactgegevens om klantorders te ontvangen, begrijpen, controleren en — alleen binnen de afgesproken bevoegdheden — uit te voeren. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk?

FS Holding B.V. biedt de dienst Docquet aan en is voor de eigen website, accounts, beveiliging en klantrelatie verwerkingsverantwoordelijke. KvK-nummer: 96820373. U bereikt ons via privacy@getdocquet.com.

Wanneer een zakelijke klant Docquet gebruikt voor orders, e-mail, WhatsApp of ERP-gegevens, bepaalt die klant doorgaans waarom deze gegevens worden verwerkt. Docquet handelt dan als verwerker volgens de klantinstructies en de verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Account- en teamgegevens, zoals naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, rol en inloggegevens.
Communicatie en orderdocumenten uit e-mail, WhatsApp en uploads, inclusief afzender, ontvanger, inhoud en bijlagen.
Bedrijfsgegevens uit gekoppelde systemen, zoals klanten, artikelen, prijzen, voorraad, verkoop- en inkooporders en de bijbehorende contactpersonen.
Gebruiks-, besluit- en beveiligingsgegevens, zoals acties, goedkeuringen, technische logs, IP-adres en foutmeldingen.
Contactgegevens die u verstrekt bij een aanvraag, gesprek of privacyverzoek.

Deze gegevens komen van gebruikers en hun organisatie, uit gekoppelde diensten zoals Exact Online, Gmail of Microsoft, en uit berichten van klanten en leveranciers.

3. Doelen en grondslagen

Dienstverlening en uitvoering van de overeenkomst: accounts beheren, orders verwerken, gegevens koppelen, concepten maken en goedgekeurde acties uitvoeren.
Gerechtvaardigd belang: de dienst beveiligen, misbruik voorkomen, fouten onderzoeken en de werking verbeteren, met afweging van de privacybelangen.
Wettelijke verplichting: gegevens bewaren of verstrekken wanneer de wet dat vereist.
Toestemming: alleen waar toestemming de passende grondslag is; die toestemming kan worden ingetrokken.

4. AI en menselijke controle

Docquet gebruikt AI om documenten en berichten te interpreteren, gegevens te vergelijken en voorstellen te formuleren. AI-uitkomsten kunnen onjuist zijn. Externe handelingen, zoals het verzenden van een zakelijke e-mail of schrijven naar een ERP, volgen de ingestelde bevoegdheden en vereisen waar afgesproken menselijke beoordeling en expliciete goedkeuring. Docquet neemt niet uitsluitend geautomatiseerd besluiten die voor personen juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij gebruiken dienstverleners voor hosting en databasebeheer, authenticatie, e-mail, WhatsApp, AI-verwerking en gekoppelde bedrijfssoftware. Voor de huidige dienst zijn dat onder meer Render, Clerk, Resend, Meta, Google, Microsoft, Exact Online, OpenAI en Anthropic. Zij ontvangen alleen gegevens die nodig zijn voor hun taak en zijn gebonden aan overeenkomsten en beveiligingsvoorwaarden. Meer informatie staat in onze pagina Data & beveiliging.

6. Verwerking buiten de EER

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij gebruiken dan een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en beoordelen waar nodig aanvullende maatregelen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Account- en operationele gegevens worden in beginsel bewaard gedurende de klantrelatie. Na beëindiging verwijderen of retourneren wij klantgegevens volgens de overeenkomst en verwerkersovereenkomst, rekening houdend met back-ups, beveiligingsonderzoeken en wettelijke bewaarplichten. Verificatie- en herstelcodes hebben een korte technische vervaltermijn. Concrete termijnen kunnen per gegevenssoort en klantafspraak verschillen en zijn opvraagbaar via privacy@getdocquet.com.

8. Beveiliging

Wij gebruiken onder meer versleutelde verbindingen, afgeschermde toegangsrechten, scheiding tussen organisaties, beveiligde opslag van koppeltokens, logging en goedkeuringscontroles. Geen systeem is volledig risicoloos. Vermoedt u een beveiligingsprobleem, meld dit dan via privacy@getdocquet.com zonder vertrouwelijke gegevens openbaar te delen.

9. Uw rechten

Afhankelijk van uw situatie kunt u vragen om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. U kunt toestemming intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast. Stuur uw verzoek naar privacy@getdocquet.com. Wij kunnen uw identiteit proportioneel controleren en reageren in beginsel binnen één maand. Als gegevens namens uw werkgever of opdrachtgever worden verwerkt, kunnen wij het verzoek samen met die organisatie behandelen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Contact en wijzigingen

Aanbieder: FS Holding B.V. — Docquet
KvK: 96820373
Privacy: privacy@getdocquet.com
Algemeen: hello@getdocquet.com

Wij passen deze verklaring aan wanneer de dienst of regelgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina; bij belangrijke wijzigingen informeren wij actieve klanten passend.